组织机构控制
a.内部组织架构
1.公司组织机构总体设置情况如何?
2.是否非别设置进出口业务、财务、内部监督等部门?(或进出口业务、、财务、内部监督等职能分别设置在哪个部门?)部门或能是否相互独立?
3.公司是否设置专门负责贸易安全的部门?
4.上述部门分别由谁任主管,职位分别是什么?
5.公司管理层是否有专人负责海关事务? 姓名、职位分别是什么?该负责人共工作职责中是否有该项内容?
6.请提供公司组织架构图、管理层工作职责、部门工作制度等文件对上述内容进行确认。
b.海关业务培训
7.公司是否建立了内部培训制度?(请提供或展示相关制度文件)
8.公司内部培训主要包括哪些内容?是否包括海关法律法规、信息安全、贸易安全、应急培训等内容?(请在文件中详细指出)
9.公司主要采取何种形式开展内容培训是否制定培训计划,多久培训一次、由谁负责?
10.公司负责关务的高层人员是否定期参加或组织有关海关法律法规的内部培训?公司高层是否了解海关信用管理办法及AEO互认相关事项?
11.请提供公司组织培训的相关培训记录?
进出口业务控制
c.单证控制
12.公司是否设置了进出口单证(与进出口活动有关的单证)业务流程?请对流程进行简单描述。
13.是否建立单证复核制度?
14.公司一般采取何种方式对进出口单证进行复核?主要有哪个部门进行单证复核?该部门是否设置专门的复核岗位?复核的内容主要包括哪些方面?(是否包括价格、归类、原产地、数量、品名、规格)复核后将形成怎样的凭证(或单证)?
15.复核中发现问题的处理方法?是否建立了纠错机制?
16.请按抽取的报关大数据提供相关单证及该报关单的复核凭证。
d.单证保管
17.公司是否建立单证保管制度?是否明确保管单证的种类?
18.纸质单证和电子单证是否同步保管?由哪个部门专门负责?保管地点设置在哪里,是否有相关的安全措施?
19.报关专用章、海关核发的证书如何管理?是否有专人负责?使用和归还是否有进行登记?
20.请准备按抽取的报关单数据提供10套完整的报关单证,以及出示报关专用章和海关核发的证书。
e.进出口活动
21.公司的进出口种类、贸易方式及货物主要是什么?(以进口为主还是以出口为主,一般贸易为主还是其他方式、主要货物品种单一还是复杂)
22.公司产品从原料-生产-产品-出口或者原料进口-储存-投入生产-成品的过程是否建立了完整控制程序?各个环节是否有明确的管理部门?程序中是否有详细列出各种环节形成的单证?公司是否设置了统一的系统对各环节实施管理了,各环节产生的信息是否都被系统记载,是否可查?
23.针对上述业务流程,公司是否设置了流程图?如有请提供或展示。
24.请详细描述出口业务管理流程?成品-装车-运输-保管-到达交货地点(船上)当中公司采取何种措施监督,如何确保报关单证、数据准确?
25.请准备按抽取的报关单数据提供完整的报关单证,将符合有关单证是否符合海关申报要求。
内部审计控制
f.内审制度
26.刚才了解到公司对自身生产经营管理设置了完整的管理制度和程序,针对公司的管理制度执行方面,尤其是进出口业务制度落实方面,公司是否会进行内审?是否也建立了完整的内审制度?
27.公司是否会进行外审(如ISO等),是否通过评估获得相关资质?外审的主要机构是什么?公司是否设置专门的内审机构和岗位人员?多久会组织一次内审?内审的组织方式是怎样?内审的主要内容包括什么?
28.请简单描述一下公司对进出口业务进行内审的主要内容?
29.公司内审(外审)均会形成档案吗?请提供内审记录或档案。
g.责任追究
30.公司在经营管理过程中发现问题,尤其是在办理进出口业务过程中发现问题或出现违法、违规行为的是否会进行责任追究、是否有相关制度或采取的措施?请提供并简单描述。
31.公司是否会特别关注内部人员和报关人员私揽货物报关、假借海关名义牟利、向海关人员行贿等行为?对这些行为是否有明确的制度和措施?
h.改进机制
32.一旦问题产生,除责任追究外,公司会针对问题开展自我改进吗?公司有关制度或采取的措施吗?(如本次报关过程中存在一些问题海关要求改进的,公司将采取怎样的措施?)
33.公司是否有高级管理人员直接负责督促改进事项?具体由谁负责?改进过程中是否形成相关记录?请提供相关记录。