4.2 文件要求
4.2.1 总则

食品安全管理体系文件应包括：

a)    形成文件的食品安全方针和目标（见5.2）；

b)    本标准要求的形成文件的程序和记录（见4.2.3）；

c)    组织为确保食品安全管理体系有效建立、实施和更新所需的文件，包括记录。

4.2.2 文件控制

食品安全管理体系所要求的文件应予控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.3的要求进行控制。

这种控制应确保所有提出的更改在实施前加以评审，以确定其对食品安全的作用以及对食品安全管理体系的影响。

应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

a)    文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；

b)    必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；

c)    确保文件的更改和现行修订状态得到识别；

d)    确保在使用处获得适用文件的有关版本；

e)    确保文件保持清晰、易于识别；

f)     确保外来文件得到识别，并控制其分发；

g)    防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识；

h)   记录文件更改的原因与证据。

4.2.3 记录控制

应建立并保持记录，以提供符合要求和食品安全管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。

应编制形成文件的程序，以规定记录的纠正、标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。

5管理职责
5.1 管理承诺

最高管理者应对其建立和实施食品安全管理体系的承诺提供证据。

组织的经营目标应支持食品安全的要求。

5.2  食品安全方针

组织的最高管理者应制定食品安全方针、形成文件并对其进行沟通。

最高管理者应：

a)      确保食品安全方针与组织在食品链中的作用相关；

b)      确保食品安全方针符合与顾客商定的食品安全要求和法律法规要求；

c)      确保食品安全方针在组织的各层得以沟通、实施并保持，并对其持续适宜性（5.8.3）进行评审；

d)     确保食品安全方针中充分强调沟通。

      食品安全方针应由可测量的目标来支持。

5.3 食品安全管理体系策划

最高管理者应确保：

a)     对食品安全管理体系进行的策划满足4.1以及支持食品安全的组织目标要求；

b)    在对食品安全管理体系的变更进行策划和实施时，保持体系的完整性。

5.4 职责和权限

最高管理者应确保规定各项职责和权限并在组织内进行沟通，以确保食品安全管理体系有效运行和保持。

员工有责任汇报与食品安全管理体系有关的问题。指定人员应有明确的职责和权限，以采取适当措施并予以记录。

5.5 食品安全小组组长

组织的最高管理者应任命食品安全小组组长，无论其在其他方面的职责如何，应负责组织食品安全小组工作，并具有以下方面的职责和权限：

a)  确保按照本标准的要求建立、实施、保持和更新食品安全管理体系；

b)  直接向组织的最高管理者报告食品安全管理体系的有效性和适宜性，以进行评审，作为体系改进的基础；

c)  为食品安全小组成员安排相关的培训和教育（7.3.2）。

注：食品安全小组组长的职责可包括与食品安全管理体系有关事宜的外部联络。

5.6 沟通
5.6.1 外部沟通

为确保在整个食品链中能够获得充分的食品安全方面信息,组织应制定、实施和保持有效的措施，以便与下列各方进行沟通：

a)  供方和分包商；

b)    顾客，特别是与产品信息（包含与预期用途有关的说明书，特定贮存要求，以及适宜时包含保质期）、问询、合同或订单处理包括对其修改，以及顾客反馈，包括客户抱怨；

c)    食品主管部门；

d)    对食品安全管理体系的有效性或更新产生影响，或将被其影响的其他组织。

在食品链中，沟通应对组织产品的食品安全方面提供充分的信息，特别是应用于那些需要由食品链中其他组织控制的已知的食品安全危害。应保持记录。

应记录来自顾客和主管部门的所有与食品安全有关的要求。

只有被指定的人员才能进行有关食品安全信息的外部沟通。通过外部沟通获得的信息应作为体系更新（见8.5.2）和管理评审（见5.8.2）的输入。

5.6.2 内部沟通

组织应建立、实施和保持有效的安排，以便与有关的人员就影响食品安全的事项进行沟通。

为保持食品安全管理体系的有效性，组织应确保食品安全小组及时获得变更的信息，例如包括但不限于以下方面：

a)  产品或新产品；

b)  原料、辅料和服务；

c)   生产系统和设备；

d)   生产场所，设备位置，周围环境；

e)   清洁和卫生计划；

f)    包装，贮存和分销体系；

g)   人员资格水平和/或职责和权限分配；

h)   法律法规要求；

i)     与食品安全危害和控制措施有关的知识；

j)     组织遵守的顾客、行业和其他要求；

k)    来自外部相关方的相关问询；

l)     表明与产品有关的健康危害的抱怨；

m)  影响食品安全的其他条件。

食品安全小组应确保食品安全管理体系更新（见7.4.1和8.5.2）包括这些信息。最高管理者应确保获取相关信息以作为管理评审的输入（见5.8.2）。